El control de vacaciones de empleados es todo un tema para las empresas, y más aún para los responsables de llevarlo a cabo. Sin embargo, existen herramientas que agilizan y simplifican esta tarea, evitando los errores comunes de hacerlo de forma manual.
La importancia de las vacaciones y el descanso laboral
De acuerdo con una investigación de la Universidad de Pittsburgh a cargo de la Psiquiatra Karen Matthews, los participantes que no tomaban vacaciones anuales eran 32% más propensos a morir de un ataque al corazón. Mientras que las mujeres que las toman menos de una vez cada dos años son más propensas a sufrir depresión, de acuerdo con un estudio realizado por la Clínica Marshfield en Wisconsin.
El descanso, más allá de ser un derecho del trabajador, es algo fundamental para su bienestar físico y emocional, además de ser bastante efectivo para “resetearse” y volver revitalizados y motivados para desempeñar su actividad laboral.
En México, la Ley Federal de Trabajo define cuántos días de vacaciones por año debe tener un empleado, según su antigüedad en la empresa. En este otro artículo sobre la prima vacacional puedes consultar una tabla de vacaciones según la antigüedad en una empresa.
La gestión de las vacaciones y ausencias
La gestión de vacaciones es una labor sumamente minuciosa y que requiere cierto tiempo de dedicación, pues de su eficiente ejecución depende evitar contratiempos que afecten desde la productividad, hasta el ambiente laboral o incluso aspectos económicos.
De forma general, es recomendable que para realizar un adecuado control de vacaciones, se establezcan ciertas normas desde el principio, incluyendo número de días, tiempo previo de solicitud, manejo de pendiente, etc.
Problemáticas en el control de vacaciones de empleados
1. La propia dificultad del control de vacaciones del personal
La primera problemática que cabe resaltar es la propia dificultad que acarrea gestionar esta tarea:
Cuadrar horarios sin que se solapen las ausencias, confirmar y aprobar peticiones, hacer rectificaciones, contestar a todas las peticiones y preguntas… Sin olvidar que en una misma empresa, incluso en un mismo departamento, cada trabajador puede tener un número diferente de días de vacaciones por ley…
Si todo esto se realiza manualmente, la dificultad se dispara. ¡Y mucho!
2. Malas prácticas de organización
Más allá de la propia dificultad del proceso de organización del calendario de vacaciones del personal, existen otras malas prácticas que pueden acarrearnos errores y más volumen de trabajo.
Como decíamos, como cualquier proceso en una empresa, solicitar días de vacaciones requiere organización y aprobación previa, que puede implicar una serie de correos, pláticas, chats, etc.
Por ejemplo, si una empresa tiene establecido que la solicitud de vacaciones es a través de correo electrónico, ponerse de acuerdo implica pasos como:
- El empleado decide que quiere tomar ciertos días y le comunica a su jefe inmediato.
- El jefe le comparte el formato de solicitud.
- El empleado lo completa y se lo devuelve al jefe.
- El jefe corrobora que no se empalmen con los de alguno de sus pares.
- Comparte la solicitud con el responsable del área.
- Decide si acepta la solicitud.
- Envía un correo de vuelta con copia al área de RR.HH.
- El área de RR.HH. registra la solicitud, captura la información y la considera al hacer la prenómina.
Sin embargo este método puede ser poco ágil, ya que depende del tiempo disponible de cada uno de los involucrados.
3. Uso de sistemas obsoletos
Existen sistemas de control de vacaciones muy simples, pero no por ello más útiles. A continuación enlistamos dos de ellos y sus características:
Calendarios de vacaciones de empleados
Uno de los recursos más antiguos es la elección de los días de descanso en un calendario, ya sea físicamente o por escrito, que de quedarse ahí implicaría malos entendidos, en caso de que un jefe olvidara que un empleado solicitó vacaciones. Para evitarlo se tendría que registrar en una hoja de cálculo, implicando las dificultades del siguiente punto.
Formato en Excel para el control de vacaciones
Llevar un control de vacaciones de empleados en plantillas de Excel es quizá uno de los recursos más utilizados por los departamentos de RR.HH. de las empresas, pero no por ello el más eficiente, ya que los errores están a la orden del día debido principalmente a que se realiza la captura de los datos de forma manual, además de otras dificultades como:
- Pérdida de tiempo de quien captura la información.
- Actualización manual constante.
- Generación de varias versiones de los reportes finales.
- Lentitud de carga al buscar el dato de un empleado en específico.
- Se debe acceder desde una computadora o de lo contrario se reduce su usabilidad.
- Se requiere cierto grado de conocimiento para manejar una hoja de cálculo, crear fórmulas u otras funcionalidades de las hojas de cálculo.
¿Qué significa esto? Una pérdida de tiempo y un malgasto de recursos.
¿Control de vacaciones de empleados en Excel?
Está claro que el uso de sistemas obsoletos para el control de vacaciones supone en muchas ocasiones una pérdida de tiempo y de recursos. Por eso, aunque compartirte el paso a paso para realizar un formato de vacaciones en hoja de cálculo sería sencillo, creemos que es mucho más valioso contarte acerca de lo benéfico que es automatizar este proceso con ayuda de la tecnología.
Plataformas que digitalizan el control de vacaciones de personal
Pandapé es la herramienta que simplifica las diversas actividades de los responsables de gestionar el capital humano, tal como el control de vacaciones y ausencias.
Gracias al sistema de usuarios y permisos, cada empleado puede solicitar sus días de descanso u otras ausencias, mientras que los managers se encargan de aceptar o declinar dichas solicitudes, con la posibilidad de corroborar que no coincidan los días entre empleados de forma casi inmediata.
De una forma muy visual, ágil e intuitiva, tanto empleados como encargados pueden estar al tanto de los días de descanso asignados, solicitudes aceptadas y pendientes, días disponibles, entre otras.
7 ventajas de una plataforma para el control de vacaciones de personal
Las ventajas de utilizar una herramienta para la gestión del control horario, por encima de llevar un control de vacaciones de empleados en excel, son muchas. A continuación destacamos 7 de ellas :
- Posibilita la configuración de los tipos de ausencias y días permitidos por la empresa.
- Evita que se empalmen las vacaciones de empleados con funciones similares.
- Permite que cada colaborador consulte los días que ha tomado y los que le quedan disponibles.
- Optimiza el tiempo de respuesta y reduce los procesos administrativos.
- Muestra a todos los colaboradores cuando alguien está ausente.
- Da acceso a informes de forma rápida y con la posibilidad de filtrarlos.
- Otorga mayor autonomía a los colaboradores y equipos.
Las plantillas de control de vacaciones en excel dejaron de ser la solución, descubre la manera más fácil de gestionar las vacaciones y ausencias con Pandapé.
Evita errores frecuentes en la gestión de vacaciones de los colaboradores
En el caso de que decidas seguir gestionando las vacaciones de los colaboradores con sistemas manuales, hojas de cálculo y otras plantillas o documentos físicos, ten en cuenta los siguientes aspectos para evitar fallos de seguridad:
- Si utilizas un cuadrante de vacaciones en excel y manejas altos volúmenes de información, ten cuidado con el descuadre de datos, celdas y filas.
- Si usas formatos o plantillas y tienes que compartirla con los colaboradores, ten en cuenta que sea accesible desde cualquier computadora o teléfono.
- Además, en el caso de compartir estos documentos, ya sea en formato físico o por email, controla quién puede editar esos cuadrantes o plantillas, ya que cualquiera podría acceder y modificar información.
- Cuidado con la privacidad de datos: los sistemas manuales pueden llevarnos a compartir algún documento cuadrante con información del personal que podría ser privada.
Con un software de gestión de vacaciones evitas todos estos posibles riesgos que conllevan los sistemas manuales.
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