Lo que quizá podría parecer una labor muy sencilla o incluso postergable, como lo es crear un perfil de puesto de tu organización o en concreto la descripción de puesto, es en realidad imprescindible para atraer, fidelizar y retener a los perfiles correctos, vincular su labor con los objetivos de la organización y evitar que surjan problemas por falta de claridad en las responsabilidades o beneficios.
De ahí la importancia de dedicar tiempo para el análisis y redacción de las características idóneas que determinado puesto requiere, considerando las necesidades y objetivos a conseguir.
¿Qué es el perfil de puesto?
El perfil de puesto es la descripción sobre aquello que se requiere para ocupar determinada posición dentro de una empresa. Es decir, se trata de un listado con los conocimientos, competencias y habilidades que deberá poseer la persona que ocupe la vacante, así como las características, actividades y responsabilidades que ésta demanda.
Es importante tener claro en dónde se encuentra este puesto dentro de la organización de la empresa y qué aporta al cumplimiento de objetivos tanto del equipo como de la compañía en si.
Objetivo e importancia de una descripción de puesto
El principal objetivo del perfil de puesto o descripción de puesto es establecer cuáles son las funciones y atributos que debería tener quien lo ocupe, con ello se facilita el proceso de reclutamiento, inducción, operación, capacitación y planeación, es decir que es útil durante todo el ciclo de vida del empleado.
A continuación te explicamos la importancia de la descripción de puesto en cada una de estas etapas:
Atracción y Reclutamiento
El perfil de puesto ayuda a los reclutadores a conocer el objetivo del mismo y lo que se busca en el candidato a ocuparlo, facilitando así la selección, uso de plataformas correctas, procesos de entrevistas y contratación del candidato que mejor se ajuste a éste.
De igual manera, una descripción de puesto optima ayudará a atraer a mejores candidatos que cumplan con los requisitos necesarios para la vacante.
Inducción
A partir del perfil del puesto y las características de su actividad, se puede establecer las necesidades que tendrá en términos de materiales y herramientas. Lo cual facilita su proceso de onboarding y las acciones que se tendrán que ejecutar al interior de la organización.
Por ejemplo, si un puesto de diseñador requiere un equipo de cómputo con ciertas especificaciones y licencias de software, quien este a cargo de brindárselos deberá tener a la mano el perfil de puesto.
Operación
Los perfiles de puesto permiten tener un mayor entendimiento del papel de cada integrante del equipo, pero sobre todo facilitan la selección de indicadores con base en los cuales medir a los colaboradores y mantener un seguimiento de su desempeño laboral.
También incluye información útil para el desarrollo del organigrama, como el departamento al que pertenece, a quién le reporta y quienes están a su cargo.
Capacitación
A partir de la identificación de las competencias, conocimientos y habilidades que requiere un puesto, es posible crear planes de desarrollo con respecto a aquello que pueda sumar o especializar dicho perfil, en beneficio del colaborador y de los objetivos de la organización.
Plan de carrera
En caso de que en algún momento se requiera reestructurar la organización o se abran oportunidades de crecimiento, conocer los perfiles de cada puesto puede agilizar la selección de los candidatos a ocupar estas nuevas posiciones.
¿Qué debe contemplar una descripción de puesto?
✅ Descripción general
Define el perfil de forma breve pero precisa, recuerda que quien lo lea deberá obtener rápidamente una idea del rol que tendrá en la organización. Recuerda incluir, al menos:
- Objetivo del puesto
- Departamento al que pertenece
- A quién o a qué posición le reporta
- Quiénes o qué posiciones le reportan
- Clientes internos y externos
- Entidades externas con las que se relaciona
✅ Perfil candidato
Una vez definidos los objetivos dentro de la organización, es necesario saber qué perfil profesional debe tener la persona interesada en ocuparlo. Para esto debes considerar aspectos como:
- Estudios
- Conocimientos técnicos
- Habilidades y aptitudes
- Experiencia laboral
- Certificados, cursos, idiomas
- Otros aspectos que complemente la posición
La clave aquí es evitar ser muy general, sin llegar a ser extremadamente detallista. Da un poco de flexibilidad con aquellas cosas que se puedan aprender sobre la marcha o que sean un extra y puedan incluso, omitirse.
✅ Competencias personales y profesionales
Una vez incluidas las habilidades duras, es momento de pensar en las soft skills. Define las competencias personales que le permitirán desenvolverse eficientemente en el equipo, tales como:
- Comunicación
- Empatía
- Determinación
- Habilidad para delegar
- Enfoque hacia resultados
- Actitud de servicio
- Trabajo en equipo
✅ Indicadores de desempeño del puesto
Conociendo los objetivos del puesto, qué características y cualidades debe tener quien lo ocupe, es momento de definir cómo será evaluado su desempeño.
Como en toda identificación de indicadores, es necesario vincularlos con los objetivos generales de la organización y considerar que cumplan con las características propias de éstos (específicos, medibles, realistas, relevantes y plazo). Estos deberán definirse con base en la naturaleza del puesto, es decir que no podrán ser los mismos para un gerente de marketing, que para un ejecutivo de ventas, por ejemplo.
✅ Retribución
No solo es información que debe manejar el área de reclutamiento, también es necesario asentar en el perfil la información sobre compensaciones y beneficios, por si más adelante se requiere consultar o buscar una posición similar. En este punto se debe considerar el tabulador de salario, prestaciones y beneficios adicionales, entre otros detalles.
El compartir la retribución tanto económica como emocional en tu oferta de trabajo, te ayudará a atraer a colaboradores que se identifican no solo con las responsabilidades del puesto, sino que también con la retribución.
Beneficios de crear los perfiles de puesto o descripción de puesto
Ya mencionamos algunas de las ventajas de tener perfiles de cada puesto como una guía para elegir al mejor elemento para determinado puesto y que este sepa qué se espera de él. Ahora, a manera de resumen enlistamos los principales beneficios que otorga contar con los perfiles de puesto bien definidos:
Afina el proceso de contratación. Al permitir que el reclutador tenga noción clara de lo que se requiere y al acotar las posibilidades de que solo quienes lo cumplan, se postulen.
Igualmente los candidatos que lleguen a ver esta vacante tendrán una mejor idea de si su perfil se apega a lo que la empresa está buscando.
Mejora los procesos de inducción. Facilita la incorporación, la entrega de herramientas necesarias y permite que el mismo colaborador entienda y asuma lo que se espera de él.
Evita desacuerdos o malos entendidos. Deja de manifiesto las responsabilidades y tareas de cada posición para que nadie tenga duda de lo que le corresponde (o no) hacer, lo cual resulta muy útil en el desempeño diario de las funciones.
Impulsa el desarrollo de los colaboradores. Ayuda a definir el plan de carrera y de indicadores, agilizando la evaluación del desempeño.
Apoya la definición de salarios. Da sustento a la definición del salario y permite detectar posibles discrepancias entre puestos similares y sus salarios.
Ayuda a planear para el futuro. Sirviendo como base para saber qué tipo de perfiles funcionan para determinadas posiciones, para replicarlo o modificarlos.
Principales errores al momento de creación de la descripción de puesto ¡Evítalos!
Ya conocimos cómo ayudan los perfiles en las diferentes etapas del ciclo del colaborador, ahora es importante mencionar tres errores que debes evitar para poder obtener sus beneficios:
No actualizarlos. En las empresas, sectores, la sociedad y los ámbitos profesionales hay cambios constantes, por lo que no actualizar las descripciones de puesto es tan malo como nunca haberlas realizado.
Ser poco flexibles / apegarse a ellos de forma exagerada. Como mencionamos anteriormente, es importante evitar ser muy general, pero también ser extremadamente rigurosos con lo que se espera del colaborador. Del mismo modo es importante evitar que los perfiles limiten el desarrollo o funciones de los colaboradores.
No darles difusión. Es importante que los colaboradores tengan a la mano la información sobre sus responsabilidades y el alcance de su puesto, y en el mejor de los casos conocer el de sus compañeros, omitiendo información sensible.
Formato descargable
Descarga esta plantilla ideal para tus procesos de reclutamiento, en la que podrás registrar tus perfiles de puesto, la solicitud de vacantes y los candidatos:
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Cuando se quiere generar una descripción de puesto que sea correcta pero que al mismo tiempo atraiga a los candidatos ideales, puede ser complicado ya que como vimos previamente puede ser complicado conocer toda la información sobre el perfil ideal. Igualmente, es una tarea larga y que dependiendo del tamaño o de las necesidades de crecimiento de la empresa, se lleva a cabo comunmente.
Por esta razón el uso de tecnologías como un ATS te pueden llegar a facilitar mucho tu trabajo de reclutamiento. Por ejemplo, Pandapé, te permite generar tus ofertas de trabajo con la ayuda del ChatGPT.
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