Estos son los documentos básicos que deberás tener en cuenta al momento de armar el expediente personal de tus colaboradores.
Expediente personal: ¿Qué es?
Un expediente o ficha personal son una serie de documentos de los trabajadores que por lo general es administrada por el equipo de recursos humanos de la empresa.
Son documentos que se usan en el proceso de selección, así como en la contratación de personal y serán utilizados también durante su estancia en la compañía.
Por lo general la recolección de documentos inicia desde la postulación donde se obtiene su CV con información básica como nombre, edad, dirección hasta finalizar el proceso de contratación donde se obtienen comprobante de domicilio, RFC, datos bancarios y más.
¿Cuándo debo tener un expediente personal?
Sin importar el tamaño de tu empresa, es indispensable tener expedientes personales de cada integrante de tu equipo. Esto no sólo te ayudará a agilizar los procesos administrativos, sino que también tiene una carga legal importante sobre tu compañía, de esta manera conocerás antecedentes, información básica, cuentas bancarias y mantendrás una confianza mutua con los colaboradores.
Estas son algunas de las ventajas y beneficios que significa mantener los expedientes actualizados:
- La información puede servir como evidencia legal en caso de un conflicto laboral o externo.
- Podrás conocer la preparación de tus colaboradores en caso de promoción, vacante u oportunidad laboral.
- Mantener la información actualizada será importante para gestionar las finanzas de la empresa.
9 documentos básicos en el expediente personal
Reconociendo la importancia de los expedientes personales y su uso en recursos humanos, te compartimos nueve documentos que no pueden faltar al momento de organizar los expedientes de tus colaboradores:
Curriculum vitae
En la mayoría de los casos es el primer documento que se anexa al expediente personal. Al ser el primer contacto con los integrantes del equipo, tenemos información relacionada con su educación y preparación, pero también contacto como número de teléfono, dirección, nombre completo y más información confidencial.
CURP
En México la Clave Única de Registro de Población es esencial en muchos de los procesos, y la contratación laboral no se queda atrás. Sin embargo es un documento importante que se ocupará en los procesos de la empresa como en la facturación, seguro médico, asuntos legales, entre otros.
Comprobante de domicilio
Aunque se ha debatido en más de una ocasión el uso de este documento, el comprobante de domicilio nos ayuda a verificar que la información sea verídica y conoceremos la dirección real de nuestros colaboradores en caso de necesitarla.
Número de Seguridad Social (NSS)
El seguro social es una prestación de ley, por ello mantener la información relacionada es importante para la empresa en caso de algún conflicto, pero también para la seguridad de los empleados en caso de emergencia médica.
Identificación oficial
Al igual que el CURP, se trata de información básica y que nos ayuda a corroborar la identidad de nuestros colaboradores. Ya sea credencial de elector (ID) o pasaporte será tomado en cuenta para los procesos de contratación o administración.
Contrato de trabajo
El contrato de trabajo es básico en un expediente y mantener una copia siempre será de ayuda. En él podremos encontrar información legal (prestaciones, tipo de contrato, sueldo, etc), así como administrativa (tareas que cumplirá, puesto, obligaciones y derechos).
Nómina y datos bancarios
La nómina y prenómina deben ser archivados siempre, así como las incidencias, en caso de que se requiera evidencia de su pago. De igual forma se deben tener siempre a la mano los datos bancarios a dónde se otorga el depósito de sus servicios.
Contacto de emergencia
Una agenda con contactos de emergencia en caso de un accidente es impredecible en un expediente, debe estar a la disposición del departamento de recursos humanos en caso de requerirse de manera eficaz.
Registro de vacaciones y/o ausencias
Junto con la nómina deberá tomarse en cuenta para realizar el pago de los empleados, y deberá mantenerse un registro actualizado en caso de que sea necesario su revisión por parte del departamento o del colaborador.
¿Cómo organizarlo?
Mantener la información en orden siempre es prioritario, pero sobre todo si hablamos de información personal y que debe mantenerse en confidencialidad. Para ello existen diversas maneras y herramientas para organizar los expedientes de tus colaboradores.
Orden alfabético: Para mantener la información de manera ordenada puedes tener portafolios o carpetas organizadas por el nombre o apellido de tus colaboradores, esto te servirá para encontrar la documentación rápidamente.
Orden cronológico: Si quieres manejar la información de manera cronológica puedes hacerlo por departamentos desde el empleado con más años laborando hasta el nuevo integrante, esto será útil durante los procesos de contratación y promoción laboral.
Físico: Quizá es la manera más común de organizar la información, sin embargo puede tener sus contras al ser documentos físicos. La forma más segura es guardar la información en archiveros resguardados bajo llave, así como el uso de materiales que protegan correctamente el papel.
Digital: Sin duda una forma innovadora que te ahorrará problemas con el papel y duplica su seguridad. Puedes contratar un software de RR.HH. que te ayude a digitalizar la información de manera segura, intuitiva y accesible tal como Pandapé.
Documentos prioritarios: Recuerda siempre organizar tu información priorizando los documentos que se utilizan con mayor regularidad como nóminas y datos bancarios, de esta forma será más fácil encontrarlos.
Digitalización de los expedientes de personal
Sabemos que organizar la información de manera física puede ser complicado y tiene riesgos como el daño, extravío y robo de documentos oficiales.
En Pandapé creemos que la mejor forma de gestionar tu información es de forma digital, manteniendo la información a un clic de distancia, de forma privada y segura únicamente para colaboradores autorizados.
Olvídate del papel y solicita una demostración para conocer cómo podemos ayudarte a digitalizar tu empresa.
Disclaimer: la información contenida en el presente sitio web no constituye asesoramiento legal de ningún tipo por parte de DGNET Ltd (Pandapé). Este artículo no puede ser considerado como un consejo o recomendación legal. Si desea asesoramiento legal específico sobre los temas tratados en el presente documento, deberá consultar a un abogado.
