El legajo laboral es una herramienta fundamental en el ámbito de la gestión de Recursos Humanos, ya que reúne de manera organizada y completa la información relevante sobre cada empleado de una empresa.
Esta compilación de documentos no solo es una obligación legal, sino que también desempeña un papel crucial en la toma de decisiones estratégicas y en el mantenimiento de un ambiente laboral saludable.
¿Qué es un legajo laboral?
En Argentina se le llama legajo laboral al expediente individual que contiene información detallada sobre el empleado, desde su ingreso hasta su desvinculación con la empresa.
Este archivo recopila datos personales, información contractual, antecedentes académicos y profesionales, evaluaciones de desempeño, y cualquier otro documento relevante para la relación laboral.
¿Cuál es su importancia en la gestión de Recursos Humanos?
Los Departamento de Recursos Humanos o quienes hagan sus veces, son responsables de asegurar la existencia y actualización de estos expediente, ya que como mencionamos al inicio, el legajo laboral permite mantener la información organizada, lo que agiliza su consulta y permite:
- Cumplimiento legal: El mantenimiento de un legajo laboral completo y actualizado es esencial para cumplir con las regulaciones laborales y proteger tanto a la empresa como al empleado en caso de inspecciones, auditorías o cuestiones judiciales.
- Facilita la toma de decisiones: Un legajo laboral bien organizado proporciona a los líderes de la empresa la información necesaria para tomar decisiones informadas sobre asignaciones de tareas, promociones, capacitación y desarrollo profesional.
- Evaluación de desempeño: Permite llevar a cabo evaluaciones de desempeño más precisas al tener acceso a datos históricos sobre el rendimiento y logros del empleado a lo largo del tiempo.
- Gestión del talento: Facilita la identificación y fidelización del talento al ofrecer una visión integral de las habilidades y experiencias de cada empleado.
Componentes esenciales del legajo laboral
Si bien cada país puedes solicitar que el legajo o expediente sea conformado con información en particular, la información mínima que debe contener es:
- Datos personales: Nombre completo, cédula de identidad, dirección, número de contacto, entre otros.
- Información contractual: Detalles sobre el contrato de trabajo, salario, beneficios, horarios, responsivas de herramientas de trabajo, etc.
- Historial académico y profesional: Títulos, certificaciones, experiencia laboral previa, etc.
- Evaluaciones de desempeño: Informes periódicos sobre el rendimiento del empleado.
- Documentación legal: Contratos, acuerdos de confidencialidad, documentos tributarios y de seguridad social, de seguros, entre otros.
Entre los documentos que se recomienda incluir, destacan los siguientes:
- Fotocopia de DNI
- Constancia de CUIL
- Contrato de trabajo (no es obligatorio en caso de Contrato por Tiempo Indeterminado).
- Apto médico del examen preocupacional para la función a desempeñar
- Constancia de apertura de cuenta bancaria.
- Ficha de empleado (con declaración Jurada de Domicilio actualizada).
- Alta de AFIP del trabajador firmada por el trabajador
- Alta afiliación del sindicato (si corresponde).
- Opción de obra social (en caso de corresponder).
- Afiliación Beneficiarios Obra Social.
- Nota de entrega de credencial de ART.
- Fotocopia Carnet ART.
- Formulario Beneficiarios de su Seguro de vida.
- Formulario 2.61 (Asignaciones Familiares).
- Recibos de sueldo ordenados en forma cronológica
- Constancia de entrega de elementos de trabajo (en caso de corresponder)
- Registro y constancias de capacitaciones
- Constancias de exámenes ocupacionales realizados en forma periódica.
- Reglamento Interno debidamente suscripto.
- Notificación de vacaciones y otras novedades.
- Sanciones aplicadas (apercibimientos, suspensiones, etc.), ordenados en forma cronológica
- Certificados justificantes de ausencias (certificados médicos, de examen, entre otros).
- Documentación vinculada al distracto de la relación laboral (según corresponda: TCL de renuncia, Carta Documento de despido, Escritura Pública de despido, Acta Ministerio de Trabajo).
- Certificación de Servicios y Remuneraciones.
- Baja de AFIP: firmada por el empleado.
- Certificado Trabajo Art. 80.
Recomendaciones para la gestión del legajo laboral
A efectos de que el legajo laboral sea una herramienta útil es fundamental que se mantenga completo y actualizado de forma regular. Esto no solo garantiza el cumplimiento legal, sino que también refleja con precisión la evolución y contribución del empleado a lo largo del tiempo.
Además de completo y actualizado, existen algunas otras recomendaciones que enlistamos a continuación:
- Mantener todos los documentos en un mismo lugar
- Incorporar la información de forma cronológica (de lo más nuevo a lo más antiguo),
- Los documentos que así lo requieran para su plena validez, deberán estar debidamente firmado
- Archivar de tal forma que su lectura y análisis sea sencilla y rápida.
- Resguardar de forma confidencial, evitando el riesgo de extravío o daño.
- Clasificar e identificar la documentación vigente de la obsoleta,
- Diferenciar legajos de empleados activos, de aquellos que fueron dados de baja.
- Establecer una nomenclatura adecuada, en caso de guardar de maner digital.
- Evitar posibles pérdidas de la información eligiendo el almacenamiento en la nube.
En resumen, el legajo laboral es una herramienta estratégica que contribuye significativamente a la gestión del personal, beneficiando tanto a la empresa, como a los empleados al facilitar la toma de decisiones, cumplir con las obligaciones legales y promover un ambiente laboral positivo y productivo.
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