Como parte del proceso de reclutamiento y selección es habitual solicitar una carta de recomendación laboral que sustente la información que un candidato ha compartido en su curriculum vitae o en las entrevistas, así como para recibir una opinión global del tipo de colaborador que es.
La información proporcionada a través de estas referencias es vital para evitar perder tiempo contratando a un colaborador que quizá no cumplirá con las aptitudes o actitudes que busca la empresa.
Cómo escribir una carta de recomendación
Tal y como lo mencionamos en la entrada sobre la importancia del offboarding, que una persona deje de ser empleado en tu organización no tiene por qué ser sinónimo de una mala relación.
Por el contrario, si un ex colaborador tiene la necesidad y confianza de acercarse a ti para solicitar una carta de recomendación, lo menos que puedes hacer es esmerarte en proporcionar una misiva concisa, asertiva, imparcial y sobre todo, honesta.
Recordemos que toda acción hacia los colaboradores y excolaboradores, tiene un impacto en la percepción que se tiene sobre la empresa.
Elementos de la carta de recomendación laboral
Aunque por lo general, las cartas de recomendación laboral se solicitan a los jefes directos, es posible que como área de RR.HH. te toque hacer alguna de vez en cuando, o que los managers se acerquen a ti para pedirte algún consejo para su elaboración, por lo que a continuación te compartimos los elementos básicos que debe incluir este formato.
✔ Encabezado
Inicia la carta indicando a quién te diriges. Lo ideal es consultar con la persona que la solicita, si es posible tener datos como nombre y cargo del destinatario, pero en caso de no contar con esta información, puedes recurrir a la frase: “A quien corresponda”.
✔ Recomendado
Después del saludo, recuerda mencionar a la persona que te solicito la carta de recomendación, incluyendo su nombre y apellido, y cualquier otra información personal que consideremos relevante.
También recuerda incluir qué cargo ocupaba dentro de la empresa y una breve descripción de sus responsabilidades más relevantes.
✔ Duración de la relación laboral
Recuerda mencionar el tiempo que duró su relación laboral, de ser posible incluye la fecha de ingreso y también la de término de la relación.
✔ Referencia sobre las actitudes y aptitudes
Teniendo en cuenta que el verdadero objetivo de la carta de recomendación es: «conocer de voz de otra persona, la capacidad que tiene un colaborador potencial para ejercer determinada posición», es importante que consideres mencionar datos relacionados con su rendimiento y productividad, y de ser posible, incluir datos histórico de sus objetivos.
También debes incluir información sobre las habilidades blandas que favorezcan sus actividades laborales.
✔ Formación recibida o resultados de su plan de carrera
Para complementar, es importante mencionar si realizó algunos cursos, diplomados o incluso estudios universitarios, como parte de su plan de carrera, así como el aprovechamiento que tuvo.
Así mismo, mencionar cómo fue su desarrollo en la empresa, el crecimiento que tuvo, si tuvo ascensos y con base en qué fueron determinados.
✔ Frase de recomendación
De manera breve explicar por qué recomiendas a ese empleado para futuros proyectos.
✔ Datos de la empresa que otorga de recomendación
Al finalizar, se debe incluir el nombre de quien escribió la carta de recomendación, su cargo en la empresa y su relación laboral con el recomendado (si era su jefe directo, el gerente del área o el Director General).
Se debe incluir además sus formas de contacto: correo electrónico o un teléfono, con el objetivo de que la empresa que la solicita pueda confirmar la información si lo desea.
Por último, como todo documento formal, se debe incluir la firma y en caso de que no se plasme en una hoja membretada, podría incluirse un sello.
Ejemplo de una carta de recomendación
Te compartimos este ejemplo listo para pegar en una hoja de word y personalizarlo con tu información:
| [Lugar y fecha] A quien corresponda: El Lic. Rodrigo Mendoza Torres, quien desempeñó sus funciones de enero de 2008 a marzo de 2013 como Sales Development Representative en el área de [Área], demostró ser una persona íntegra y profesional que a lo largo de su labor dentro de la empresa, logro super sus indicadores establecidos. Durante su etapa en [Nombre de la empresa] estuvo a cargo de proyecto como [Mencionar proyectos], en los que logro reducir [Hablar sobre sus logros, preferentemente usar datos duros]. Su constante interés de superación, lo llevo a participar en cursos y capacitaciones como [Nombre de cursos], lo que le hizo candidato para [Un plan de carrera o ascenso]. Con base en todo lo descrito, recomiendo ampliamente al Lic. Mendoza para desempeñar el cargo de [Agregar el cargo]. Atentamente [Nombre completo y firma de quien recomienda] [Cargo o datos de la empresa] [Teléfono de contacto u otro dato de contacto] |
Carta de recomendación personal
Qué pasa cuando un colaborador recién inicia su carrera y no cuenta con recomendaciones previas o si le piden completar su documentación con una carta de recomendación personal.
Puede recurrir a sus familiares, amigos, compañeros de la escuela o incluso algún profesor que conozca sus habilidades y cualidades, y esté dispuesto a redactarla pero también, en caso de ser necesario, atender una llamada de la empresa.
Este tipo de carta de recomendación también aplica en casos como cuando las empresas prohíben emitir cartas a nombre de la organización, pero el jefe directo desea hacerlo a título personal.
¿Para qué sirve una carta de recomendación personal?
Básicamente la carta de recomendación personal sirve para constatar información de un candidato, conocer la percepción de diferentes personas sobre sus características, cualidades e incluso valores, así como para saber si coinciden entre ellas y ayudar a formarse una idea del perfil de la persona y lo que puede aportar a la organización.
¿Cómo hacer una carta de recomendación personal?
Una carta de recomendación personal debe establecer la relación existente entre el remitente y el recomendando, así como incluir algunos datos útiles como el tiempo que tienen de conocerse, qué tipo de relación mantienen (familiar, excompañeros, profesor, amigo, etc.), cuáles son las cualidades y habilidades que observa en el recomendado y la afirmación de que se le recomienda para el empleo.
Por supuesto que debe llevar los datos del remitente para que el receptor pueda corroborar la información proporcionada y consultar más detalles, tales como nombre, firma, número telefónico y correo electrónico.
Debido a que se trata de una carta de recomendación personal, no es necesario hacerlo en hoja membretada o que lleve algún logo.
Consejos para realizar una carta de recomendación laboral
Al iniciar la redacción de una carta de recomendación es especialmente útil tener a la mano toda la documentación del excolaborador en cuestión.
Ya sea información sobre su cargo, salario, área y manager, hasta información acerca de su desempeño laboral o incluso algún dato que consideres relevante sobre aspectos muy administrativos como control horario.
En cuanto a la redacción, procura ser formal, pero claro y conciso. Incluye solo la información relevante y evita abarcar más de una hoja.
Gestor documental: tu mejor aliado
Un Sistema de Gestión de Documentos o gestor documental como la de Pandapé permite almacenar, organizar, resguardar, aprobar y categorizar documentos digitalizados, así como guardar registro de ello.
En este tipo de softwares, que funciona como un repositorio de documentos, se pueden utilizar flujos de trabajo, sistemas de salida y sistemas de recuperación de información, e incluso acciones de confirmación, como notas de entrega o firmas digitales.
Además, en el área de los recursos humanos, los gestores documentales permiten administrar y gestionar el flujo de los documentos de los colaboradores, manteniéndolos centralizados para su consulta y facilitando otros procesos del área.
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