En las empresas, entendemos el onboarding o proceso de inducción de personal como el proceso de incorporación y recibimiento de los nuevos colaboradores.
¿Su duración? Puede alargarse hasta seis meses. ¿Y su objetivo? Entre otros, dar una buena impresión al nuevo empleado: el 90% de los trabajadores deciden si quieren quedarse o no en una empresa en sus primeros seis meses.
Pero seguro que tienes más preguntas:
- ¿Cómo se hace un buen orboarding?
- ¿Cuánto va a costarme el proceso de inducción de cada empleado? (¡y cuánto puedo costarte NO hacer un buen onboarding!)
- ¿Qué acciones debo realizar y en qué momento?
- ¿Por qué es importante hacer un buen proceso de inducción?
En este post, vamos a centrarnos en el costo de un buen onboarding para empresas. También puedes descargar esta checklist en la que te proponemos las tareas que debería tener un buen onboarding:
Onboarding digital para empresas o proceso de inducción de personal: qué es
Entremos más a fondo en qué es un onboarding para empresas y qué debes tener en cuenta a la hora de calcular el costo.
El onboarding o plan de inducción de personal es el proceso de planificación del recibimiento de un nuevo colaborador a la compañía, tanto en su puesto de trabajo como en sus labores específicas.
Este proceso comprende el periodo de aprendizaje y entrenamiento de un colaborador cuando se une a la organización.
Prestar atención al onboarding y dedicarle el tiempo necesario puede hacer que la retención del colaborador sea mayor, así como su satisfacción con la empresa y su productividad. Y es que, atención al dato: el 90% de los colaboradores toman la decisión de quedarse o marcharse de una organización durante sus 6 primeros meses… Sin duda, ¡las primeras impresiones importan!
Los colaboradores que reciben un plan de inducción efectivo están 18 veces más comprometidos con la organización que aquellos que han tenido un proceso deficiente.
¿Y esto por qué? La explicación es que un proceso de onboarding o plan de inducción de personal bien ejecutado permite que las personas creen lazos más profundos con la empresa, se sientan más conectados y, además, aumenta la sensación de integración con la cultura de la organización.
¿Cómo calcular su costo?
En este post vamos a centrarnos en cuál puede ser el costo de hacer un plan de inducción. Para determinar el costo del onboarding de un nuevo empleado para la organización, necesitas contar con algunos datos como el número de horas dedicadas a la formación y el salario anual de ese tutor.
Por ejemplo, si tu empresa dedica 20 horas de tutoría por parte de un gerente y este gana 60 mil dólares al año, estas 20 horas serían 600 dólares por cada empleado nuevo que se una al equipo.
Así pues, necesitarás la siguiente información para calcular el costo, según la vacante:
- Número total de colaboradores.
- Número de nuevos empleados por año.
- Media de horas dedicas al onboarding de un nuevo colaborador.
- Salario general anual del colaborador que se encargará del proceso.
Automatiza la generación de reportes con estos datos sobre tus colaboradores
Ya sabes que desde Pandapé apostamos fuertemente por el uso de la tecnología para simplificar, automatizar y mejorar los procesos del área de recursos humanos. Y el proceso de onboarding es una de esas tareas que pueden facilitarse mucho con el uso de una herramienta digital.
Existen herramientas tecnológicas que te aportan toda esta información en reportes automáticos y en tiempo real.
Sin esfuerzo de tu parte, obtienes los informes con todos los datos necesarios para realizar cálculos de este tipo. Por ejemplo, para calcular el costo del onboarding.
Es el caso de Pandapé, una plataforma que facilita tu trabajo en el área de gestión de recursos humanos.
¿Por qué es necesario realizar este proceso de onboarding?
Según los profesionales de la gestión de recursos humanos, durante este proceso, se potencia:
- La autoconfianza del colaborador
- La claridad del puesto
- Su integración social dentro de la empresa
- El conocimiento de la cultura de la organización
Aunque el candidato se adapte perfectamente y cuente con todas las habilidades requeridas para el puesto, es necesario pasar por este periodo y desarrollar ese conocimiento de la empresa y la integración con el equipo.
El costo de no hacer un buen onboarding…
Como antes comentamos, no hacer o hacer de forma deficiente un plan de inducción puede costar a la compañía el doble del costo por contratación.
El costo de sustituir un empleado representa el 35% de su salario anual y el promedio de su remplazo es de 52 días.
Según la consultora Deloitte, el 17% de los profesionales abandonan sus trabajos durante los tres primeros meses si no se sienten integrados.
De este modo, el proceso de selección y el costo por contratación habrán sido en balde, si al cabo de 90 días ese candidato decide abandonar la empresa, al no disponer de un proceso de adaptación y aprendizaje adecuado.
Asimismo, según RHpaenew, empresa dedicada a soluciones en Recursos Humanos en Latinoamérica, “las empresas con programas de onboarding retienen un 66% más a los nuevos empleados”.
Para no caer en estos costos adicionales es esencial proporcionar un tiempo y una estructura definida para las nuevas contrataciones. Es necesario que la empresa y los gestores de talento desarrollen una estrategia para este proceso de onboarding.
Todos deben formar parte del onboarding
Para que el onboarding sea exitoso deben involucrarse en el proceso varios miembros del equipo, no solo los miembros de recursos humanos.
Es importante que todos los que tengan contacto con ese nuevo colaborador sepan qué se espera de ellos.
Por ejemplo, los gerentes deben favorecer la integración y hacer seguimiento de ese nuevo miembro.
En cuanto al resto del equipo, deben propiciar que se sienta parte del departamento.
Es muy importante quién le hará la formación de las tareas, ya que en su plan de trabajo debe tener tiempo disponible para enseñarle todo lo que necesita saber para desarrollarse autónomamente en un futuro cercano.
Para poder organizar estas tareas propias del proceso de onboarding es importante detallarlas, asignarlas a la persona adecuada y concienciarlo de lo importante que es ese período para el buen funcionamiento del equipo.
Hay empresas que usan tutores de onboarding para acompañar al colaborador durante los primeros días, integrarlo en el equipo y enseñarle los valores de la empresa y las rutinas de la organización.
Herramientas para el proceso de onboarding de personal
Para poder llevar a cabo una buena estrategia es importante contar con las herramientas necesarias que te ayuden a agilizar esta parte del proceso, te permitan hacer un seguimiento y se adapten a la digitalización de esta área.
Pandapé es la herramienta que digitaliza la gestión de recursos humanos, mejorando la comunicación empresa-empleado e incrementando la satisfacción y retención de los equipos.
Esta plataforma cuenta con un sistema centralizado para dar de alta al empleado, que conecta con un completo y personalizado proceso de onboarding.
¿Y en qué consiste el plan de onboarding digital de Pandapé?
Cuando se contrata a un nuevo colaborador, a través de la plataforma Pandapé, el equipo crea tareas y las asigna a los responsables de llevarlas a cabo. De este modo, antes incluso de entrar el colaborador, está siendo integrado de forma eficaz al equipo.
La empresa puede personalizar el proceso y adaptarlo a cada posición.
Pongamos, por ejemplo, que antes de que ese colaborador comience a trabajar, necesitamos que se le haya dado de alta en el sistema de Seguro Social, tenga instalada una computadora con su usuario en su área de trabajo y haya requisitado su información para la base de datos.
Todas estas funciones se convierten en una check list con las tareas y las personas que deben llevarlas a cabo. Además, tienen fechas límite para asegurarse que la tarea se haya realizado dentro del plazo acordado.
Con los pasos previos, Pandapé cuenta con las tareas específicas para realizar el onboarding. El sistema es el mismo que el de alta de nuevo colaborador.
El beneficio de usar esta herramienta es visible en el ahorro de tiempo y costos, en que incrementa la satisfacción y mejora la retención del talento.
Compromiso y escucha atenta: la guinda final de un buen proceso de onboarding
Para terminar esta fase del proceso de manera exitosa, es importante que recojas el feedback del nuevo colaborador. Puedes hacerlo mediante una entrevista personal de seguimiento o bien con una encuesta de satisfacción.
Es importante que le preguntes cómo se sintió, qué se puede mejorar y en qué partes se sintió más integrado. La información es poder, así que úsala para ir mejorando este procedimiento, y conseguir un mayor compromiso por parte de tus colaboradores.
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