Son muchas las metodologías que existen para gestionar y solucionar errores empresariales. Hoy te hablamos del Diagrama de Ishikawa.
Ya sea para analizar los errores en los procesos de RRHH o de cualquier otro departamento, el Diagrama de Ishikawa es una herramienta que nos permite analizar las causas y efectos de manera muy visual. Resulta especialmente útil para ayudarnos a resolver fallos en los procesos y definir nuevas estrategias para obtener la máxima calidad en nuestros procesos, flujos y resultados.
Qué es el Diagrama de Ishikawa
El Diagrama de Ishikawa es una herramienta de análisis que permite identificar problemas y fallos de calidad y ponerles solución.
Para qué sirve el diagrama de Ishikawa en una empresa
¿Por qué no conseguimos los resultados esperados? ¿Qué nos está impidiendo llegar a nuestras metas? Cuando en un proceso se cuelan errores y no somos capaces de identificarlos, podemos sufrir una pérdida de competitividad y rentabilidad. Si no detectamos el error y lo subsanamos, este se seguirá repitiendo, obteniendo malos resultados.
En 1943, con ese objetivo, Kaoru Ishikawa creó el creador del diagrama de Ishikawa, también conocido como diagrama de espina de pez. Este químico japonés buscaba hacer un análisis más comprensible de los fallos que participan en un proceso.
Desde hace más de 80 años, esta herramienta de análisis se ha utilizado por su eficacia, evolucionando hasta nuestros días y adaptándose a todo tipo de organizaciones, industrias, equipos, áreas de trabajo y procesos.
Otros nombres para el diagrama de Ishikawa
Por su forma y sus características, el Diagrama de Ishikawa es también conocido como:
- Diagrama de cola de pescado
- Diagrama de causa-efecto
- Diagrama de Grandal
- Diagrama causal
- Diagrama de espina de pez
- Diagrama de las 6 M
Cómo se hace un diagrama de cola de pescado
En primer lugar, vemos que el Diagrama Ishikawa representa, en una especie de gráfico con forma de espina de pez, los factores y variantes que participan en la ejecución de un proceso y que generan como efecto final un problema. De este modo, de manera muy visual, detectamos los distintos fallos que se suman para generar el problema.
Veamos a continuación los elementos que forman el diagrama de pescado son:
- Cabeza: donde se representan los problemas.
- Espinas: representan las causas del problema. El número varia según las posibles causas que estén provocando el problema.
- Espinas menores: salen de las espinas mayores, son espinas más pequeñas con las que se representan las causas menores.
Pasos para hacer un diagrama de Ikiwasha
- Determina cuál es el problema que quieres resolver
- Define las causas a analizar.
- Dibuja tu diagrama de Ikishawa
- Analiza, corrige y haz el seguimiento
1. Cuál es el problema a resolver
El primer paso para empezar a hacer el diagrama de pescado es determinar el problema que al que nos enfrentamos. Se recomienda ser precisos y abordar un problema concreto. Por ejemplo, algunos problemas dentro del área de gestión de personal podrían ser:
- «mi tasa de rotación de personal ha aumentado un 50% el último trimestre»
- «el equipo no ha alcanzado sus objetivos de venta»
- «ha caído el nivel de satisfacción de los colaboradores en las encuestas de clima laboral
Es importante tener claros nuestros KPIS para poder identificar cuáles son los verdaderos problemas que afectan a nuestros resultados.
2. Define las causas
El creador del diagrama de Ishikawa hablaba originalmente de las 6 M o grandes causas principales que un negocio posee para su funcionamiento. Y por tanto, las causas a analizar. A la hora de definir los elementos de tu espina de pez, puedes usar estos seis bloques de Ikiwasha o hacer tus propias categorías:
- Método: Acciones que se llevan a cabo para realizar un proceso.
- Maquinaria: equipo y herramientas de trabajo para desarrollar el proceso.
- Mano de obra – colaboradores: relacionado con el personal relacionado con el proceso.
- Materiales o materia prima: aquí consideraremos todo material o instrumento que utilicemos en el proceso.
- Medición o sistemas de control: Ikiwasha lo definía como todas las acciones de control que se llevan a cabo para el éxito del proceso.
- Medio ambiente: debemos entenderlo como el contexto, el ambiente o espacio en el que tiene lugar el proceso.
3. Dibuja tu diagrama de causa-efecto
Ya sea en una hoja de cálculo o en una plantilla, dibuja tu diagrama de pescado:
Como ves en la imagen de arriba, de la espina principal, como un guión horizontal, saldrán las extremidades en las que contemplarás las causas o categorías que has definido. Y detallarás en cada una de estas, las subcausas más detalladas.
Veamos un ejemplo que podríamos aplicar para el siguiente problema: «alta tasa de rotación de personal»
Para obtener toda esta información, podrás apoyarte en la realización de encuestas a los empleados, entrevistas, envío de comunicaciones personalizadas… Además, es importante tener claro cuáles son los KPIs de la empresa, cuáles son los objetivos, disponer de datos actualizados (en este caso correspondería a datos del personal), etc…
4. Analiza, corrige y haz el seguimiento
Con tu diagrama de pez ya montado, es momento de hacer un análisis más profundo de las causas principales y las causas secundarias y determinar las acciones necesarias correctivas.
Planifica la implantación de medidas, difúndelas entre tus colaboradores y revisa la efectividad cuando haya pasado el tiempo.
Para realizar el seguimiento, podrás realizar nuevamente encuestas, para averiguar qué tan efectivas han sido esas acciones. Una vez resueltas esas fallas (causas), el problema (efecto) estará resuelto. Y por fin, ya no será un freno para tu competitividad.
Aplicaciones del diagrama de Ishikawa en mis procesos de RRHH
El diagrama de causa-efecto o diagrama de Ikishawa nos ayuda a mejorar procesos, detectando tanto las fallas como las áreas de oportunidad. Agrega calidad a nuestro sistema de trabajo y, aplicándolo a los procesos de gestión de personal nos permite:
- Analizar nuestros problemas.
- Descubrir las fallas.
- Mejorar la toma de decisiones.
¿Qué otras ventajas tiene el diagrama de causa-efecto para analizar nuestros procesos?
- Es un sistema visual que nos permite identificar con mayor rapidez dónde se generan los problemas
- Es sencillo de hacer.
- Se puede aplicar a toda la empresa, a un proyecto, departamento o equipo, o incluso a nivel individual.
- Se adapta a cualquier industria y sector.
Herramientas para hacer un diagrama de Ishikawa online
Puedes hacer tus diagramas de pescado en una simple hoja de cálculo, o incluso buscar plantillas en páginas como Canva o Lucidchart.
Un software de RRHH para mejorar mis procesos
El diagrama de Ikiwasha es una herramienta para analizar problemas, encontrar las causas y encontrar soluciones. Pero para ello, también hace falta obtener datos, analizar nuestros KPIS, saber qué piensan nuestros colaboradores a través de encuestas… y para todo esto, la solución ideal es un software de RRHH como Pandapé.
Disponer de una herramienta como Pandapé permite mucho más que un análisis concreto de un problema. De hecho, es muy posible que utilizar una plataforma digital como Pandapé te ahorre futuros problemas, ya que te te ayuda a optimizar todos los procesos relacionados con la gestión del personal y la felicidad laboral:
- Automatizar tareas administrativas
- Analizar el clima laboral
- Mejorar el bienestar laboral
- Conocer qué opinan tus colaboradores
- Optimizar procesos
- Aprobar normas de la LFT, como la NOM-035
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