La gestión de vacaciones es una de las tareas básicas del departamento de Recursos Humanos, quienes se encargan de organizar, aprobar o rechazar los días libres que se otorgan a los colaboradores, a fin de llevar un control.
Por ello, entendemos a la perfección que su administración debe ser hecha bajo ciertos lineamientos y creemos que la tecnología es una gran herramienta que puede ayudar a facilitar esta tarea.
Vacaciones en México
El pasado primero de enero el incremento de días de vacaciones laborales entró en vigor en México. Con la nueva reforma los mexicanos podrán tomar 12 días de vacaciones de manera continua o por separado e irán incrementando de acuerdo a los años de antigüedad de los colaboradores.
Ante un gran cambio debe existir una correcta gestión de los días de vacaciones que sean tomados por los colaboradores, y al mismo tiempo, RR.HH. deberá actualizar la poliítca de vacaciones de la empresa y promover los días de descanso y los temas legales en torno a ello.
«Las personas trabajadoras que tengan más de un año de servicios disfrutarán de un periodo anual de vacaciones pagadas, que en ningún caso podrá ser inferior a doce días laborables, y que aumentará en dos días laborables, hasta llegar a veinte, por cada año subsecuente de servicios». Menciona el artículo 76 de la Ley Federal Del Trabajo.
En una reciente entrevista con El Economista realizada por el periodista especializado en recursos humanos, Gerardo Hernández a nuestra responsable de Estudios de Mercado Laboral, Haydeé Jaime, conocimos la importancia de una buena administración al momento de contemplar las vacaciones laborales.
“Mantener el control de las vacaciones de toda la plantilla, con todas las variables que supone y sin cometer errores puede ser difícil; sin embargo, con un poco de organización, administración previa y la ayuda de la tecnología, se puede reducir el número de incidentes relacionados y permitir que los colaboradores en realidad tengan una desconexión reparadora” explicó Haydeé.
¿Por qué es indispensable un software de recursos humanos para la gestión de vacaciones?
La tecnología está cambiando nuestra forma de vivir, y eso incluye nuestra forma de trabajar. Cuando hablamos del departamento de recursos humanos entendemos que es un área que realiza muchos procesos administrativos. La tecnología y digitalización serán un aliado para agilizar estos procesos, reducir el tiempo de trabajo, eliminar el papeleo innecesario y promover la gestión eficaz y sencilla.
Cada vez las personas con conocimientos tecnológicos son mayormente contratadas que los individuos que no se actualizan. De acuerdo con el estudio realizado por Udemy Business se registró un aumentó del 49% en el desarrollo de habilidades digitales entre las competencias laborales.
Existen muchas características positivas al momento de mudar los procesos administrativos a un software de recursos humanos, te compartimos algunas de las más importante que hemos contemplado:
- Digitalizar y automatizar tu directorio empresarial
- Reducción de costos al usar menos papel
- Realización de encuestas en materia de Recursos Humanos
- Automatizar la prénomina de tus colaboradores
¿Qué herramientas necesito para gestionar los días de vacaciones?
Como hemos mencionado anteriormente la tecnología es un gran aliado y para lograrlo existen diferentes herramientas que son indispensables para llevar a cabo la gestión de este tipo de procesos. Te compartimos algunas de ellas:
Gestor de vacaciones y ausencias
Para que los colaboradores puedan solicitar sus vacaciones es necesario poder hacerlo de forma sencilla y en un par de clics, por ello el gestor deberá ser visual, accesible y amigable. Con Pandapé podrám solicitar en un calendario, simplemente señalando los días que quieren estar ausente y podrán conocer el estatus de su petición rápidamente, además de poder seleccionar si se trata de un día de vacaciones, ausencia o incapacidad, así como el historial del mismo.
Para ti, como responsabe del departamento de RR.HH. la aprobación o rechazo de días de vacaciones es igual de sencillo, y podrás acceder a la información en tiempo real.
Control horario y reloj checador
A través del control de horario podrás conocer el tiempo que tus colaboradores estuvieron trabajando. De igual forma, es una gran herramienta al momento de solicitar permisos de medio día, podrás programar las jornadas laborales de forma individual o por área, así como la ubicación desde donde estarán trabajando.
Gestión documental
Si necesitas un documento para aprobar vacaciones o ausencia de algún tipo, con la gestión documental online podrás acceder a los documentos que desees en cuestión de segundos. Con esta herramienta ya no es necesario gastar en archivos físicos o papel, la información se resguardará de forma segura en tu nube, y podrás decidir quién puede gestionarla.
Organigrama y expediente
Con la ayuda de tu expediente digital podrás conocer el historial de tus colaboradores, así como los pormenores de su puesto y tipo de contraro, para conocer las condiciones que apliquen para cada uno. Aunque el organigrama tiene diversos usos será una herramienta para administrar las tareas de tus colaboradores ausentes, el departamento tendrá mejor organización si visualizan fácilmente el flujo de trabajo.
Prenómina
En este caso podrás registrar las incidencias necesarias, incluidas las vacaciones, ausencias, incapacidades y más, para el calculo de los pagos. El registro será mucho más sencillo al tener toda la información en una misma plataforma.
Red social o medio de comunicación
Para evitar confusiones o retraso de los procesos, es importante compartir información acerca de las personas que estarán ausentes para que el resto de colaboradores sepan que deberán reagendar o esperar a contactarles una vez que retomen sus actividades.
Pandapé el mejor aliado
Ahora que conoces los beneficios de un gestor de vacaciones digital y las cualidades que debe tener, tenemos la opción perfecta para contemplar a la hora de mudar tus procesos a la tecnología. Con Pandapé podrás registrar las ausencias y vacaciones de una manera fácil, tanto para ti, como para tus colaboradores.
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