La gestión de turnos laborales es una tarea compleja para las áreas de recursos humanos. Además, se dan ciertos factores que pueden dificultar más aún esta administración de turnos, como por ejemplo un número elevado de colaboradores, disponer de distintos tipos de jornada laboral, establecer un sistema de turnos rotativos…
Qué supone la gestión de turnos de trabajo
Los turnos de trabajo no es otra cosa que la forma de organización del trabajo en equipos para que los colaboradores de una organización realicen su actividad laboral.
Tener un sistema de organización del horario a turnos permite que distintos trabajadores ocupen sucesivamente los mismos puestos de trabajo, según un cierto ritmo, continuo o discontinuo. Esto puede implicar que el trabajador tenga que prestar sus servicios en horas diferentes en un período de tiempo determinado (semanal, mensual, etc.).
Cuándo es necesario organizar turnos de trabajo
El sistema de turnos es una forma de organización del trabajo que viene determinada por el tipo de empresa y su actividad. Hay organizaciones que requieren un trabajo continuado, como pueden ser algunas fábricas o organismos sanitarios, como hospitales. Sin embargo, habrá empresas que funcionen con un único turno, por lo que la organización de los horarios resultará algo más sencilla.
Asimismo, con la vuelta a las oficinas tras el confinamiento por el coronavirus, los turnos de trabajo se han vuelto muy necesarios para evitar que un gran número de colaboradores coincidan en el centro de trabajo, evitando así aglomeraciones que puedan suponer un riesgo para la salud y la seguridad de los equipos.
En definitiva, ya sea por la naturaleza del negocio o por las necesidades de la nueva normalidad post-covid19, muchos departamentos de RRHH se enfrentan a la administración de los horarios de trabajo estableciendo turnos laborales. Con la complejidad que ello conlleva.
La complejidad de la gestión de los turnos de trabajo
A la hora de organizar los turnos laborales es muy importante que siempre haya una persona capacitada para cada tarea a realizar.
Debe de tenerse en cuenta todos los requerimientos de cada puesto, la carga de trabajo… pero también saber qué prefiere tu personal o cuáles son sus horarios preferidos.
Una mala gestión de estos turnos puede tener un impacto negativo en la productividad del negocio, además de crear un mal ambiente laboral. Y esto podría desembocar en otros problemas, como un aumento de la rotación de personal.
Tipos de turnos laborales
Veamos qué tipos de jornadas existen, según la LFT, ya que nos será útil a la hora determinar nuestros turnos de trabajo.
La Ley Federal del Trabajo establece que “jornada de trabajo” es el tiempo durante el cual la persona trabajadora se encuentra a disposición del patrón para prestar su trabajo.
Según la LFT existen distintos tipos de jornada:
- Jornada Diurna: comprendida entre las seis y las veinte horas
- Jornada Nocturna: entre las veinte y las seis horas
- Jornada Mixta: Comprende períodos de tiempo de las jornadas diurna y nocturna, siempre que el periodo nocturno sea menor de tres horas y media, ya que, si comprende tres y media o más horas, se reputará jornada nocturna.
La duración máxima de la jornada de trabajo dependerá del tipo de jornada:
- Diurna: duración máxima de 8 horas.
- Nocturna: duración máxima de 7 horas.
- Mixta: duración máxima de 7,5 horas.
Turnos de trabajo continuos o discontinuos
Como ya hemos comentado, son las características de la propia organización las que determinan qué gestión de turnos necesitamos hacer en nuestra empresa. Podemos encontrar diferentes modelos:
- Turnos discontinuos: Hay empresas que paran su producción por la noche, por lo que diremos que tienen un horario discontinuo. Solo se requerirán dos turnos, en la mañana y en la tarde. En este caso, el colaborador podría tener, por ejemplo, un horario de 9:00 a las 14:00, un periodo de descanso para comer, y reingresar a sus labores hasta completar sus ocho horas de trabajo.
- Horario semicontinuo: La empresa produce sin descanso por las noches, por lo que la organización requerirá de tres turnos: mañana, tarde y noche. Se dice que es un horario semi continuo porque, aunque se trabaja día y noche, se descansa el domingo.
- Sistema continuo: La diferencia con el semicontinuo es que también se trabaja los domingos. Este modelo es típico de la industria donde siempre debe de haber producción o, por ejemplo, de hospitales que requieren una atención continua a las personas.
Según la LFT, durante la jornada continua de trabajo se concederá a la persona trabajadora un descanso de por lo menos, media hora. Cuando el trabajador no pueda salir del lugar donde presta sus servicios durante las horas de reposo o de comidas, el tiempo correspondiente le será computado como tiempo efectivo de la jornada de trabajo.
Según cómo gestionemos la organización de los turnos de trabajo, esta tarea nos robará más o menos tiempo… Y si encima hablamos de turnos rotativos, la dificultad aumenta.
Turnos rotativos o turnos sencillos
Podemos establecer que los turnos de trabajo sean repetitivos y siempre los mismos para los colaboradores. Es decir, alguien que siempre trabaje en el turno de noche. O bien, podemos optar por que los horarios vayan rotando.
Así pues, existen dos tipos de organización de turnos:
- Turnos sencillos.
- Turnos rotativos.
Turnos de trabajo sencillos
- Consisten en dar a cada colaborador un horario fijo, que podría ser turno de mañana, tarde o noche.
- Es típico en empresas pequeñas o en aquellas que no tiene una operativa continua.
- Es mucho más sencilla de gestionar para la empresa y su área de RRHH.
- Aporta una mayor estabilidad al colaborador, ya que no tiene que estar acomodándose continuamente a cambios de horario.
Turnos de trabajo rotativos
- Consisten en rotar el horario de cada trabajador con cierta periodicidad, que puede ser diaria, semanal o mensual.
- Es ideal para empresas que tienen que operar las 24 horas los 365 días al año.
- Los colaboradores pasan por todos los turnos en algún momento: mañana, tarde y noche.
- En general, lo habitual es que las empresas que utilizan los turnos rotativos, tengan tres turnos de 8 horas al día. Es habitual en empresas de corte industrial, porque permite que la maquinaria nunca tenga que detenerse.
- Para organizar este tipo de turnos, lo normal es que los colaboradores disfruten de 2 días de descanso entre cambios de turno para una mejor adaptación.
- A la hora de organizar este tipo de turnos rotativos, podemos seguir un orden natural para ir haciendo la rotación: mañana-tarde-noche / noche-tarde-mañana.
- Otro tipo de organización de los turnos rotativos muy común es el de mañanas y tardes. Los trabajadores trabajan por la mañana durante una semana y la siguiente cambian a la jornada de tarde.
- El inconveniente de este tipo de organización de los horarios es que requiere más gestión. De ahí surge la necesidad de disponer de un software de control horario que permita esta gestión de turnos de manera sencilla.
Qué tienes que tener en cuenta para hacer una buena gestión de turnos de trabajo
- La complejidad de la gestión viene dada por muchos factores, como el tipo de jornadas que requieras o el número de colaboradores. Pero es muy recomendable disponer de una herramienta que te permita automatizar estos cuadrantes y toda su gestión, para así evitar errores.
- Es necesario disponer de la información necesaria para decidir cómo organizar tus turnos. Es por tanto muy importante disponer de información visible de cargas de trabajo, personal disponible, perfiles de puesto…
- Es necesario comunicar a los empleados sus turnos, por tanto, recuerda la importancia de tener un buen canal de comunicación con los empleados.
- Además, muy importante, para que esta administración de turnos y horarios no sea un problema, te recomendamos que conozcas la opinión de los colaboradores y su nivel de satisfacción. Evitarás así una mayor rotación de personal.
Un software de control horario con gestión de turnos
Para evitar errores. Para que esta tarea no nos robe un sinfín de horas. Para que toda la información esté conectada… Disponer de un software de control horario que permita la gestión de turnos te permitirá tener un control total de los cuadrantes, horarios, horas extra, ausencias…
Tendrás toda la información conectada, visible para todos (managers y trabajadores).
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