La contratación de un nuevo elemento, podría parecer la última etapa del proceso de reclutamiento, sin embargo representa apenas el inicio de otro proceso del área de RR.HH.: una etapa crucial para evitar la deserción y mejorar la tasa de retención.
Se trata del proceso de inducción, una etapa en la que se da la bienvenida a los nuevos colaboradores y se facilita la integración al equipo, la empresa y sus funciones, con el objetivo de minimizar el tiempo que tardan en empezar a ser productivos en sus puestos.
Pero, ¿qué debo hacer? ¿qué herramientas me pueden ayudar a asegurar un onboarding exitoso? A continuación te compartimos algunas ideas:
¿Qué es el onboarding?
El onboarding es un proceso que se lleva a cabo en las empresas, con el objetivo de acelerar la incorporación de los nuevos colaboradores, orientándolos, ayudándoles a adaptarse y adentrarse en la cultura de la empresa.
Este lapso es crucial, pues ayuda a que el nuevo integrante confirme su decisión de haber ingresado a la empresa, y en el que deben aprender sobre las habilidades y comportamientos necesarios para desempeñar de forma adecuada las labores de su puesto.
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¿Para qué sirve el proceso de inducción?
Dado que estudios afirman que 2 de cada 10 colaboradores, abandona su puesto de trabajo en los primeros 3 meses de haber ingresado, este proceso representa una influencia decisiva en la elección del colaborador.
Podríamos decir que este proceso tiene como funciones principales: hacer sentir bienvenido al colaborador; asegurarse que tiene conocimiento claro sobre sus actividades y sobre los procesos de la empresa; involucrarlo en los objetivos, valores y dinámica del equipo y la empresa, para lograr una integración natural y exitosa.
¿Qué debo contemplar en mi proceso de onboarding?
Al ser tan trascendental para toda empresa —sin importar su tamaño—, este proceso de inducción no debe dejarse a la improvisación. Al contrario, lo mejor es planificarlo a detalle y de esta forma asegurar que toda nueva incorporación pase por el mismo ciclo de información y que el departamento de Recursos Humanos, no invierta tiempo de más cada que ingresa alguien nuevo.
Es por ello, que un plan de onboarding eficiente, debe al menos contemplar los siguientes elementos:
Un correo de bienvenida para el colaborador
Previo a la incorporación, es recomendable enviar un correo electrónico con los datos más relevantes, tales como:
- ¿Cuándo será su primer día?
- ¿En qué hora lo espera?
- ¿En dónde se debe presentar?
- ¿Por quién debe preguntar?
- ¿Quién será su responsable?
Adicionalmente, en este se puede pedir subir información o documentación digital, o alguna otra tarea que debe realizarse antes de la incorporación.
Una notificación para los actuales colaboradores
También es recomendable que los colaboradores reciban un correo o una notificación, acerca de que un nuevo empleado llegará. De esta forma pueden conocer su nombre, saber a qué equipo se integran y ayudar a entablar conversaciones, para empezar a hacerlo sentir parte del equipo desde el día de su incorporación.
Un organigrama
Lo ideal sería que el nuevo colaborador conociera a todos los integrantes personalmente, tanto con quienes va a interactuar día con día, como los directivos generales y de otras áreas.
Sin embargo, no siempre se puede asegurar que las personas estén en el lugar y momento preciso, más aún ahora que es posible ingresar a una empresa que trabaje completamente vía remota. Por lo que contar con un organigrama digital, es una excelente opción para que el nuevo integrante conozca a sus compañeros y sepa quién hace qué cosa y a quién recurrir en caso necesario.
Un listado de las herramientas que hay que entregar
Cada posición en una misma empresa o incluso en una misma área, puede requerir diferentes herramientas, por lo que es importante que para cada una de ellas se establezcan qué herramientas son necesarias. Y del mismo modo, llevar una correcta gestión de activos, para manejar temas de control y mantenimiento.
Tarjeta o registro para el control checador
Si bien el primer día se puede dar un acceso de visitante, es muy importante recordar registrarlo o indicarle la forma en la que deberá ingresar y registrar su presencia, y así desde el primer día llevar la gestión de sus asistencias de forma correcta.
Material informativo
Ya sea de forma física o digital, es importante compartir con el nuevo colaborador información sobre las políticas de la empresa, ya sea de la hora de la comida, vacaciones, vestimenta, uso de equipos de trabajo, limpieza, etc., hasta manuales para el uso de herramientas o cualquier novedad de la empresa.
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