Cuando de conocer el estatus de un proyecto se trata, los informes de trabajo son de gran ayuda. En el caso de las empresas se puede recabar informes de distintos tipos y aspectos del negocio, que sirven para detectar problemas, identificar puntos fuertes, prevenir conflictos y sustentar la toma de decisiones.
Los datos que resultan de recabar información son muy importantes, tanto como la forma en como se muestran. Siendo igual de relevante hacerlos acompañar de un contexto que facilite la comprensión de quienes los recibirán, ya sea el líder de proyecto, jefe o director.
Una excelente forma de hacerlo, cubriendo además la necesidad de rapidez y facilidad para concentrar la información, es apostar por la automatización de los procesos de Recursos Humanos.
¿Qué son los informes de trabajo y para qué sirven?
Un informe de trabajo es un documento en el que se concentran los resultados de una actividad, aspecto o proyecto que se pretende analizar.
Una de sus principales características es que facilita la interpretación de datos, visualización y acceso a la información, para lo que es necesario el procesamiento de la información sobre un tema específico, para evitar obtener una montaña de datos de todo tipo y sin vínculo entre sí.
En el área de RR.HH., los informes de seguimiento o de trabajo, permiten monitorear el rendimiento de aspectos como la evaluación de desempeño general o particular, el clima laboral, una campaña de reclutamiento o el resultado de la implementación de una estrategia de comunicación interna.
¿Cuál es el objetivo de realizar un informe de trabajo?
El objetivo de estos informes es el de evaluar la ejecución de una actividad o conjunto de actividades y exponer los resultados, permitiendo tomar decisiones sustentadas y evitar hacerlo con base en la mera intuición.
Además los informes de trabajo dan un vistazo del estado de un proyecto en el camino hacia la conclusión exitosa y deja al descubierto problemas o situaciones que de otra manera no se detectarían.
Tipos de informes de trabajo
Para que un reporte sea relevante debe cubrir cierto aspecto de una empresa, no de manera general, sino específica, detectando oportunidades, carencias y datos puntuales. Algunos de ellos son:
Informe de investigación. Se trata de un mapeo sobre el estado de un departamento o escenario, previo a la implementación de algún cambio. Sirve tanto para saber la cantidad de personal, lo que se requiere o incluso para hacer un estimado de la efectividad que podría tener.
Informes de justificación. Sirve para argumentar y respaldar ideas presentadas a los superiores, en caso de proponerse una nueva estrategia o la compra de un servicio. Este informe debe incluir beneficios y repercusiones.
Informe de resultados. Permite valorar el rendimiento de los trabajadores o la efectividad de una nueva dinámica, así como ayudar a valorar las estrategias implementadas. Además de llevar un control más concreto sobre la inversión realizada, la efectividad de los empleados, la distribución del tiempo, etc..
Informe de rentabilidad. Éstos pretenden valorar estrategias antes de aplicarlas con base en datos de inversión, plazos y expectativas. De esta forma se puede prever resultados o ganancias y valorar si vale la pena implementarlo o no.
Informe periódico. Permite conocer a fondo la evolución de un proyecto y en caso necesario, realizar los ajustes correspondientes. Este tipo de informe permite estar al día de cualquier proyecto o acción que se esté realizando.
También existen los informes de aspectos concretos de la gestión del capital humano, como:
Informe de sueldos
Sirve para mostrar el sueldo medio de la plantilla y si la estructura salarial es competitiva, a través del análisis de los salarios de cada puesto y la comparación con la media del sector. Es útil para el desarrollo y optimización de estrategias de retribución o para reducir la rotación del personal.
Informe de desempeño
Su objetivo es conocer el rendimiento de la plantilla, ya sea a nivel individual o grupal. Los resultados pueden cubrir diferentes objetivos e informar sobre la falta de unas competencias clave, orientar para crear planes de desarrollo o revelar problemas relacionados con la formación o capacitación de los trabajadores.
Informe de antigüedad y edad
Conocer la edad de la plantilla y la antigüedad de los trabajadores brinda información demográfica y permite identificar la media de años que pasa un empleado en la empresa, su objetivo es ayudar a crear planes de jubilación o definir incentivos laborales, reconocimientos e incluso mejorar estrategias para reducir la rotación y mejorar el clima laboral.
Informe de absentismo
La acumulación injustificada de faltas tiene un costo muy alto para cualquier empresa, además de revelar que existen problemas como desmotivación, burnout o incluso mal liderazgo o acoso laboral. Este informe permite identificar la raíz de este problema para ayudar a contenerlo antes de que afecte la productividad de la empresa.
Informe de reclutamiento y selección
Tiene el objetivo de determinar si se ha logrado encontrar el talento que la empresa requiere, el costo que ha significado, el desempeño de los reclutadores o el periodo de tiempo en el que se ha concretado. Con esta información se puede determinar si los perfiles de puesto están bien desarrollados, si lo que se ofrece resulta interesante o incluso si la compañía es atractiva o no como marca empleadora.
Informe de valor del colaborador
Ya sea cualitativa o cuantitativa, los colaboradores brindan valor a las empresas. Este informe muestra la productividad de un colaborador, ya sea por su aporte, creatividad, innovación y otras capacidades, como por sus resultados en números. Este informe es útil para determinar quienes son aquellos que destacan , crear grupos de alto rendimientos, elegir candidatos a planes de carrera, ascensos o posibles aumentos.
Informe de control horario
Su objetivo es mostrar la cantidad de tiempo laborado. Su registro responde tanto a requisitos de ley, como para monitorear el cumplimiento de las políticas de jornadas, identificar horas extra, salidas anticipadas, repartición de turnos, etc.
Informe vacacional
Permite conocer cómo se reparten los periodos vacacionales, su duración o días acumulados. Éste es útil para identificar y organizarlas en función de las necesidades o carga laboral de la empresa, etc. y determinar si son suficientes o incluso si éstas contribuyen a mejorar el rendimiento.
Un solución digital: la mejor forma de hacer tus informes de trabajo
Una vez que has determinado la necesidad de obtener un informe, te preguntarás de qué forma obtenerlo.
Contar con un software de Recursos Humanos es sumamente útil, no solo para la implementación, automatización y monitoreo de diversas estrategias y procesos, sino también para obtener informes reales, actuales e intuitivos, en especial cuando se trabaja con diversas variables.
Hacerlo de forma manual siempre será una opción viable, pero no por ello más efectiva o ágil.
Con una plataforma digital, se gana tiempo en recopilar información, se facilita el almacenamiento seguro, el seguimiento preciso y la presentación de forma sintetizada y atractiva, que más allá de cifras interminables, permita filtrar y obtener gráficos de fácil interpretación, para al finaliza, poder exportarlos sin mayor complicación
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