Elaborar un plan de comunicación interna es fundamental para mantener a los equipos cohesionados, promover un buen ambiente laboral, y por ende para cumplir los objetivos de negocio.
Así lo confirma nuestro reciente estudio sobre los efectos de la pandemia en la gestión de RR.HH. en las empresas de México, en donde el 56% de nuestros encuestados aseguró que el principal reto del trabajo a distancia ha sido asegurar la comunicación, proceso que empezó a ser gestionado con un software de Recursos Humanos, en más del 92% de los casos.
Si quieres saber cómo puedes implementar un plan de comunicación, qué debería incluir, a través de qué herramientas lo puedes hacer y cómo benefician a tu organización, continúa leyendo esta publicación.
Recurso Adicional: Checklist Descargable
Descarga esta checklist con el paso a paso para elaborar un Plan de Comunicación Interna, para que puedas tenerlo a mano siempre que quieras:
¿Qué es un plan de comunicación corporativa?
Es una herramienta utilizada por las empresas, para establecer la forma en la que van a comunicarse con sus colaboradores.
idealmente, toda organización eficiente tendría que tener comunicación horizontal, es decir siempre recíproca y que fomente la participación sin importar la jerarquía.
Esta incluye lo que se dice, pero quizá también lo que no se dice, asimismo entre las cosas que debe considerar destacan:
- En qué momentos se comunicarán con ellos.
- A través de qué herramientas.
- Qué tipo de lenguaje se utilizará.
- Acciones concretas que deben llevarse a cabo.
- Cuáles son los objetivos que se desean alcanzar.
Objetivo de un plan de comunicación empresarial
Su objetivo es favorecer la distribución de la información y compartir el conocimiento entre todos los niveles de una organización, reforzar las vías de comunicación entre empresa y colaborador, fomentar el sentimiento de pertenencia y con todo ello generar un buen clima laboral.
Un plan de comunicación también permite acatar las medidas que indica la NOM 035 con respecto a dar difusión a la política de prevención de riesgos psicosociales, sensibilizar sobre las medidas tomadas e informar sobre posibles riesgos de un centro de trabajo, todo ello con el objetivo de fomentar un entorno de bienestar para los colaboradores.
Así que desde cualquier perspectiva que se revise, establecer formas y medios de comunicación en las empresas, es fundamental.
Beneficios de mantener informados a mis colaboradores
Un plan de comunicación ayuda a visualizar de forma ordenada y estratégica, los recursos tanto humanos como materiales y de tiempo, que requiere mantener informados a los colaboradores.
Algunos de los tantos beneficios implícitos de un plan de comunicación empresarial, son que éste:
- Da coherencia al unificar el mensaje tanto interna como externamente.
- Alinea las diferentes áreas y favorece el flujo de información entre la plantilla y la empresa.
- Fortalece relaciones entre los miembros de un equipo y entre diferentes equipos.
- Crea comunidad, a través del fomento de relaciones entre colegas y con superiores.
- Ayuda a recolectar información del estado general de la organización.
- Permite implementar políticas amigables con el capital humano.
- Nutre a la organización con la experiencia y puntos de vista de cada colaborador.
Todo esto impacta a la productividad en temas de fidelidad, sentimiento de pertenencia, bienestar laboral y menor rotación.
Tipo de comunicación que puedo compartir
Para facilitar la estrategia de comunicación organizacional, es necesario establecer qué tipo de mensajes quiero hacerle llegar a mis colaboradores.
Esto a veces puede resultar un poco complicado para quienes se encargan de la gestión porque obviamente requiere organización, tiempo e incluso un tanto de creatividad.
Para darte una idea del tipo de información que se puede proporcionar, más allá del cumpleañero del día, te compartimos una lista de propuestas:
- Divulgar noticias sobre temas relevantes para el sector al que pertenece la empresa.
- Compartir otras fechas importantes como aniversarios, eventos próximos, días de asueto, etc.
- Destacar los beneficios que ofrece la empresa y cómo solicitarlos.
- Compartir nuevas incorporaciones o nuevas modalidades de trabajo o incluso nuevas metas.
- Recordar la filosofía institucional, pero incluso de forma dinámica para que la tengan presente.
- Realizar dinámicas como juegos, test, trivias, etc.
- Mantener al tanto de alguna actividad que realice la empresa como responsabilidad social.
- Informar sobre las normas de seguridad e higiene, uso de espacios comunes, etc. especialmente útil en la transición hacia la nueva normalidad.
Incluye esto en tu comunicación y cumple la ley
Y por supuesto que algo que muy importante que se debe considerar para ser compartido con los colaboradores, es la información correspondiente a la implementación de la NOM 035, sobre:
- Política de prevención de riesgos psicosociales (FRPS).
- Medidas para combatir las prácticas opuestas al entorno organizacional favorable y los actos de violencia laboral.
- Medidas y acciones de prevención.
- Acciones de control de los FRPS (en el caso de centros de trabajo de más de 15 trabajadores).
- Mecanismos para presentar quejas y para denunciar actos de violencia laboral.
- Resultados de la identificación y análisis de los FRPS (dependiendo del número de colaboradores del centro de trabajo).
- Posibles alteraciones a la salud por la exposición a los factores de riesgo psicosocial.
Herramientas para potenciar la comunicación interna
Si bien es cierto que los instrumentos utilizados para promover la comunicación interna no son algo nuevo, pues recordemos a los pizarrones de anuncios, las revistas internas, manuales, reuniones formales, lluvias de ideas, buzones de sugerencias físicos, etc., la tecnología ha permitido que las empresas multipliquen sus posibilidades de hacerlo, con herramientas como:
- Redes sociales internas
- Newsletter
- Mail y chat interno
- Videoconferencias
Sin embargo con mayor nivel de personalización, efectividad y control, existen herramientas como Pandapé para implementar la comunicación en las organizaciones, a través de funcionalidades como:
- Red social corporativa
- Buzón de consultas y sugerencias
- Panel de noticias
Pandapé, es una plataforma que permite optimizar las comunicación interna con mensajes personalizables, segmentados y programados. Además de centralizar la información y recibir confirmaciones acerca de lo que tus colaboradores deben saber, en caso de que requieras mostrarlo en una auditoría.
Pasos para elaborar un plan de comunicación interna
Ahora que ya sabes cuál es su impacto, te mostramos los pasos que debes considerar antes, durante y después de implementar un plan de comunicación interna:
✔️ Analiza el entorno
Antes de iniciar es necesario diagnosticar el estado actual de la organización, a través de un análisis tanto externo como interno de la empresa para establecer objetivos coherentes.
Se puede recurrir a un análisis FODA que evidencie lo que se ha hecho mal, lo que se ha hecho bien, las barreras de co ubicación, lo que se puede implementar o mejorar e incluso realizar pequeñas encuestas, reuniones casuales para conocer el sentir de los colaboradores.
✔️ Define objetivos
Una vez que sabes en qué punto está la empresa, puedes definir lo que deseas alcanzar. Al establecerlos recuerda que estos deben ser SMART, es decir:
- Specific (específicos)
- Measurable (medibles)
- Achievable (alcanzables)
- Result-oriented (orientados a resultados)
- Time-limited (con un tiempo determinado)
✔️ Piensa en tu audiencia
Conocer bien a tu audiencia o colaboradores: cómo son, qué les interesa, qué les motiva, qué medios les gusta, etc. es fundamental para establecer el estilo de los mensajes, la información a compartir, medios y canales de comunicación a utilizar.
✔️ Crea el mensaje
Ya sabes a quién y por qué quieres comunicar algo, ahora es tiempo de poner manos a la obra. Ya dijimos que el mensaje debe ser de interés para el público, pero al momento de redactar, te recomendamos que los mensajes sean:
- Claros, concisos y directos.
- Con un tono y lenguaje adecuado.
- Con especial cuidado en la ortografía.
✔️ Considera los recursos
Es necesario establecer los recursos materiales y humanos disponibles para ejecutar las acciones propias del plan de comunicación. Para ello pregúntate:
¿Necesito algún software?
¿Requiero sumar un especialista a mi equipo o incluso crear un nuevo equipo?
✔️ Elige los canales
Con todos los hallazgos obtenidos de los puntos anteriores, puedes determinar qué canales te gustaría utilizar con base en tu audiencia, sus preferencias, tus objetivos, etc.
✔️ Fija un presupuesto
Cuando ya sabes qué canales o herramientas es conveniente usar, debes considerar cuánto se va a destinar a ejecutar tu plan de comunicación y alcanzar los objetivos establecidos.
✔️ Especifica las acciones
Cuando ya conoces el público, los objetivos, los canales, etc. deberás pensar en las acciones concretas que te ayudarán a conseguir el objetivos general. Es decir, si tu objetivo es mejorar el clima organizacional, las acciones podrían ser:
- Publicar un post diario sobre los beneficios para los colaboradores.
- Realizar una trivia o dinámica en equipo.
✔️ Calendariza dichas acciones
Cuando a un plan se le pone un plazo, es más fácil enfocarse en su realización. Por ello, para cada acción debe fijarse una fecha de inicio o un plazo determinado.
Incluso se debe pensar en su frecuencia, es decir publicar determinado mensaje cada mes, cada bimestre, cada lunes, etc.
✔️ Evalúa de resultados
Si eres lector frecuente del blog de Pandapé, sabes que siempre hacemos hincapié en medir todas aquellas estrategias implementadas, porque así podemos saber cuando algo funciona o no, y realizar los ajustes convenientes.
Si lideras un equipo de trabajo, recuerda que aunque tengas o no un plan, la comunicación y sus efectos existen, pero eso lo mejor es tenerlo bajo tu gestión, ya que de ello dependerá lo involucrado y comprometidos que estén tus colaboradores.
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