Um software de recursos humanos ou HCM é uma ferramenta indispensável para facilitar, agilizar, otimizar e documentar os processos relacionados à gestão do capital humano e, em geral, fornecer soluções para a área de recursos humanos.
Neste artigo, vamos explicar quais características oferecem um software de recursos humanos e como encontrar o que melhor se adapta à sua organização e estrutura!
O que é um HCM?
HCM é a sigla para Human Capital Management, que em tradução livre significa Gerenciamento do Capital Humano, refere-se a uma solução que desempenha um papel fundamental na busca de metas estratégicas por meio da transformação digital.
De forma resumida, podemos definir HCM como um software que ajuda a organizar as informações dos colaboradores, desde a contratação, até o desligamento. Além disso, o HCM também ajuda a fazer planos estratégicos para que as empresas tenham uma equipe mais feliz e produtiva.
Quais processos o HCM pode gerenciar?
O HCM pode gerenciar inúmeros processos relacionados aos recursos humanos. Confira a seguir os 8 principais!
Processos de integração
Com um sistema de recursos humanos, é possível gerir a incorporação dos novos colaboradores de forma rápida e simples, enviando-lhes e-mails e notificações sobre a documentação que precisam enviar, automatizando tarefas burocráticas e oferecendo-lhes toda a informação necessária para o seu primeiro dia de trabalho.
Gerenciador de documentos
Com um software de RH, torna-se mais fácil guardar e compartilhar os papéis dos colaboradores, sem precisar realizar processos manuais que envolvem pastas e papeladas desnecessárias. Além disso, a digitalização dos documentos através do HCM permite uma economia de tempo e dinheiro.
Organograma e arquivos digitalizados
Digitalizar o arquivo de cada colaborador desde a sua chegada permite uma gestão de pessoal muito mais eficiente. Isso porque, com um HCM, a área de RH mantém os registros em formato digital, sempre atualizados e interligados com todas as informações dos funcionários.
Além de ter os arquivos digitalizados, um software de RH facilita a coordenação entre as equipes e o fluxo dos processos, graças à criação automática do organograma, permitindo que os colaboradores conheçam a estrutura da sua empresa e saibam a quem recorrer em situações específicas.
Comunicação interna
Se o software de RH que você implementar oferecer um módulo de comunicação, você poderá compartilhar notícias e avisos importantes com sua equipe. Sem dúvida, manter uma boa comunicação com os colaboradores melhora a sua motivação e integração.
O Pandapé oferece uma abordagem personalizada, eficaz e controlada para isso, usando funcionalidades como rede social corporativa, painel de notícias e caixa de correio para consultas e sugestões.
Controle do tempo
Hoje, já existem softwares de RH com sistemas de controle de ponto avançados, incluindo geolocalização, reconhecimento facial e suporte a diferentes dispositivos. Com essa possibilidade, é possível registrar a presença dos colaboradores de maneira simples, configurando jornadas individuais e recebendo relatórios de forma simples e rápida.
Análise e extração de relatórios
Através de um software de RH, é possível simplificar todas as decisões referentes à equipe e projetos ao centralizar todas as informações, permitindo a geração de relatórios com indicadores relacionados aos colaboradores.
Férias
O HCM permite o gerenciamento das férias da equipe de forma que todos tenham seus períodos de descanso, sem afetar os projetos da empresa. Assim, é possível eliminar a necessidade de trocas de informações entre colaboradores, chefes e o departamento de RH.
Pesquisas de clima
Um software de RH também permite avaliar o nível de valorização e identificação dos colaboradores com a cultura da empresa através de pesquisas de clima. Essas pesquisas são enviadas de maneira fácil e garantida a participação de todos, com o auxílio de lembretes.
Essas são algumas das funcionalidades mais comuns entre os diferentes sistemas de recursos humanos disponíveis no mercado. É importante ressaltar que elas variam de acordo com o tipo de HCM e das funcionalidades contratadas.
HCM: como escolher um para minha empresa?
A decisão de contratar um software de recursos humanos passa por diferentes etapas. Por isso, dividimos as diferentes fases, para que você saiba o que deve levar em conta em cada uma delas:
1. Detecção de uma necessidade
Antes de decidir sobre a contratação de um software ou ferramenta de RH, é importante identificar as áreas que precisam de um aprimoramento. Para facilitar esse processo, você começar se perguntando o que deseja resolver e quais são seus objetivos.
Além disso, leve em consideração os processos atuais de gestão de recursos humanos na sua empresa. Avalie como as ferramentas podem impactar e aprimorar esses processos. Determine quais funções do departamento de RH precisam de atenção.
Uma vez que esses pontos estejam definidos, você estará preparado para iniciar a pesquisa e escolher a ferramenta certa para as suas necessidades.
2. Adequação com as necessidades
Para simplificar esse processo, é aconselhável que você leve em consideração os seguintes pontos:
- Capacidade: avalie quantos colaboradores sua empresa possui e quantos o software pode gerenciar de forma eficiente;
- Pesquisas e relatórios: pense se há necessidade de extrair relatórios específicos a partir da plataforma;
- Considerações técnicas: verifique se a plataforma é compatível com os aspectos técnicos da empresa, como tipos de dispositivos e a possibilidade de adaptação do HCM;
- Funcionalidades: observe as ferramentas disponíveis para a equipe executar suas funções, especialmente aquelas que substituirão antigas metodologias (por exemplo, substituir o controle de faltas no Excel).
Ao considerar esses aspectos, você estará mais bem preparado para escolher um software de RH que se encaixe nas necessidades e no funcionamento da sua organização.
3. Solicitação de demonstração
Quando você encontrar a opção que mais se encaixa na sua empresa, não hesite em pedir uma demonstração gratuita. Normalmente, essas demonstrações são feitas por um especialista que o guiará pela interface do HCM e responderá às suas perguntas.
Assim, você terá a oportunidade de ver antecipadamente se a plataforma atende às suas expectativas e esclarecer todas as dúvidas que possa ter sobre como o software se alinha com a sua empresa.
4. Implementação e evolução
Cada empresa tem seu próprio processo para implementar e preparar o HCM. O suporte técnico é responsável por configurar e testar a plataforma para garantir que todas as funções operem corretamente.
Em alguns casos, a empresa oferece treinamentos para usar o HCM por meio de reuniões ou vídeos explicativos. Conforme sua equipe se familiariza com o software, ele pode ser ajustado. Em alguns HCMs, também é possível expandir as funções que você contratou ao longo do tempo.
Por que implementar um HCM?
Usar um HCM vai além de automatizar processos ou gerenciar tarefas de maneira eficiente. Implementar uma plataforma de gestão de talentos traz consigo uma mudança na cultura da empresa, que se inicia no RH e se reflete no cotidiano dos colaboradores.
Aqui estão algumas características fundamentais que tornam vantajosa a implementação de um software de recursos humanos:
Processos centralizados em um único lugar
O trabalho do departamento de RH pode ser gerenciado através de uma única ferramenta, facilitando a visualização e unificação dos dados, o que por sua vez torna a tomada de decisões mais eficaz.
Aumento da retenção de talentos
O HCM possibilita que você ajude seus funcionários a crescer dentro da empresa com treinamentos. Motivar a equipe para ser ótima ajuda a empresa a crescer e melhorar a carreira de cada pessoa. Isso faz com que todos se sintam mais felizes no trabalho e façam um bom trabalho juntos.
Simplificação das tarefas
Um dos pontos fortes do HCM é a capacidade de conduzir processos de forma mais fácil e rápida. O onboarding, por exemplo, permite que novos funcionários compartilhem informações e aprendam aspectos essenciais de suas funções através da ferramenta.
Segurança dos dados
Armazenar todas as informações em um local seguro na nuvem permite o acesso de qualquer lugar. Além disso, evita vazamentos de informações que podem ocorrer em sistemas menos seguros.
Respostas imediatas
Com essa ferramenta, você pode obter respostas rápidas sobre questões como férias e ausências. Além disso, recursos como organogramas fornecem informações instantâneas, eliminando a necessidade de buscar informações de terceiros.
Eleve a gestão do seu RH com um HCM!
Agora que você já sabe o que é um HCM, suas funcionalidades e benefícios para elevar os resultados da sua empresa, que tal dar o primeiro passo e solicitar uma demonstração totalmente gratuita e personalizada do Pandapé HCM?
Temos uma equipe de especialistas prontos para te explicar na prática como podemos tornar seu RH mais otimizado e as suas equipes mais felizes e motivadas!
