Ter um plano de comunicação interna é muito importante para manter as equipes unidas, criar um ambiente de trabalho bacana e, consequentemente, alcançar os objetivos da empresa.
Um estudo recente da Gallup mostrou que empresas com funcionários felizes têm 50% menos acidentes no trabalho. Além disso, a Harvard Business Review descobriu que funcionários satisfeitos são 31% mais produtivos, 85% mais eficientes e 300% mais inovadores.
Se você quer saber como criar um plano de comunicação interna, o que ele deve ter, quais ferramentas usar e como isso ajuda a sua empresa, continue lendo!
O que é um plano de comunicação na empresa?
O Plano de Comunicação é um jeito que as empresas encontram para decidir como vão conversar com os funcionários. Isso inclui não só o que se fala, mas também o que não se fala. Ao estruturar um plano de comunicação em uma empresa, é importante se perguntar:
- Quando vou falar com os colaboradores?
- Como vou falar?
- Que palavras vou usar?
- O que desejo alcançar com isso?
Plano de comunicação interna: quais os objetivos?
O plano de comunicação interna é uma estratégia que busca compartilhar informações importantes e conhecimento entre todos os membros da empresa. Ele visa melhorar a comunicação entre a empresa e os colaboradores, o que ajuda a fortalecer o sentimento de pertencimento e a criar um ambiente de trabalho positivo.
Quando todos na equipe estão bem informados e se sentem valorizados, a colaboração flui melhor e o ambiente se torna mais produtivo e agradável. Isso significa que todos estão na mesma página, sabendo o que está acontecendo e como podem contribuir para os objetivos da empresa.
Vantagens de manter os funcionários bem informados
Um plano de comunicação interna ajuda a organizar os recursos, como tempo e materiais necessários para manter os colaboradores informados. Alguns benefícios de um plano de comunicação são:
- Fazer a mensagem ser a mesma dentro e fora da empresa;
- Fazer as diferentes áreas da empresa se entenderem e ajudar as informações a circular entre colaboradores e a empresas;
- Deixar a relação entre colegas e equipes mais forte;
- Criar um sentimento de comunidade, ajudando todos a se conhecerem melhor;
- Ajudar a entender como está indo a empresa;
- Trazer à tona a experiência e opinião de cada colaborador para a empresa.
Tudo isso ajuda a ter funcionários mais felizes, a criar um ambiente bom para todos e a fazer com que as pessoas queiram ficar na empresa.
Que tipo de mensagens enviar para os funcionários?
Para facilitar a comunicação, é importante saber que tipo de informações você quer compartilhar. Isso pode ser um pouco difícil para quem cuida disso, porque precisa de organização, tempo e até um pouco de criatividade.
Para te ajudar com isso, aqui vão algumas sugestões:
- Fale sobre notícias importantes do setor da empresa;
- Compartilhe outras datas importantes, como eventos futuros ou feriados;
- Conte sobre os benefícios da empresa e como solicitá-los;
- Compartilhe novidades, como novas maneiras de trabalhar;
- Lembre a cultura da empresa de um jeito interessante;
- Faça atividades divertidas, como jogos internos;
- Alerte sobre regras de segurança e higiene.
Ferramentas para melhorar a comunicação interna
Apesar de não ser uma novidade usar ferramentas para aprimorar a comunicação interna, como quadros de avisos, revistas internas e reuniões, a tecnologia trouxe jeitos novos de fazer isso.
Hoje em dia, podemos contar com os softwares de gestão de pessoas (HCM), que estão revolucionando a forma como as empresas se comunicam internamente.
O Pandapé HCM, por exemplo, permite:
- Criar uma rede social corporativa;
- Ter um lugar exclusivo para tirar dúvidas e dar sugestões;
- Ter um lugar dedicado a notícias e atualizações da empresa.
Como criar um plano de comunicação interna?
Já que sabemos o quanto isso é importante, vamos ver os passos para fazer um plano de comunicação interna:
1. Analise o ambiente
Antes de iniciar, é essencial fazer um diagnóstico da situação atual da organização. Isso envolve uma análise tanto das condições internas quanto externas da empresa, com o objetivo de estabelecer metas realistas.
Uma análise SWOT é uma ótima ferramenta para identificar o que precisa ser aprimorado, o que já está sendo feito bem, as barreiras que podem estar presentes e oportunidades para crescimento. Além disso, a realização de pequenas pesquisas ou reuniões informais com os colaboradores pode ajudar a compreender seus sentimentos e percepções.
2. Defina objetivos
Após entender a posição atual da empresa, é possível determinar os objetivos que deseja atingir. Ao fazer isso, é importante que esses objetivos sejam SMART:
- Específicos;
- Mensuráveis;
- Alcançáveis;
- Relevantes para resultados;
- Com limite de tempo.
3. Pense no seu público
Entenda bem o seu público ou colaboradores: saiba como são, do que gostam, o que os motiva e quais canais preferem. Isso é essencial para definir o tom das mensagens, as informações a serem compartilhadas e os meios de comunicação a serem utilizados.
4. Crie a mensagem
Agora que você identificou seu público-alvo e a razão para se comunicar, é hora de entrar em ação. Lembre-se de que a mensagem deve ser relevante para o público. Ao redigir, aqui estão algumas recomendações:
- Seja claro, conciso e direto;
- Use um tom e linguagem apropriados;
- Garanta uma boa ortografia.
Nessa fase, é essencial considerar que a tecnologia pode ser uma aliada valiosa. Com o ChatGPT, é possível simplificar e aprimorar a criação de comunicados internos, tornando as mensagens mais eficazes e eliminando a necessidade de contratar um grande número de especialistas em redação.
Inclusive, o Pandapé é um dos únicos softwares de RH que possui integração com a tecnologia do ChatGPT.
5. Considere os recursos
É importante determinar os recursos materiais e humanos disponíveis para realizar as ações do plano de comunicação. Para isso, considere se você necessita de algum software, se é necessário incluir um especialista em sua equipe ou até mesmo formar uma nova equipe.
6. Escolha os canais
Com base em todas as informações reunidas nos pontos anteriores, você pode escolher os canais que deseja utilizar. Leve em consideração o seu público, suas preferências e seus objetivos ao fazer essa escolha.
7. Defina um orçamento
Depois de entender quais canais ou ferramentas deseja utilizar, é importante considerar o orçamento necessário para implementar seu plano de comunicação e alcançar os objetivos definidos.
8. Especifique as ações
Quando você já conhece bem o público, objetivos e canais, é hora de pensar nas ações específicas para alcançar seus objetivos. Por exemplo, se quer melhorar o ambiente de trabalho, ações como:
- Fazer postagens diárias sobre benefícios para os colaboradores;
- Realizar atividades em equipe, como jogos ou curiosidades.
9. Agende essas ações
Quando você estipula um prazo para um plano, fica mais simples focar na sua execução. Por isso, para cada ação, é importante estabelecer uma data de início ou um prazo específico.
Você também deve considerar a frequência da ação, como por exemplo, publicar uma mensagem mensalmente, a cada dois meses, ou toda segunda-feira.
10. Avalie os resultados
Se você costuma acompanhar o blog do Pandapé, já deve ter notado nossa ênfase na importância de medir todas essas estratégias que implementamos. Isso nos permite entender o que está funcionando e o que não está, possibilitando ajustes necessários.
Se você é líder de equipe, vale lembrar que a comunicação e seus impactos sempre estão presentes, independentemente de ter um plano formal ou não. No entanto, é mais vantajoso ter um plano sob sua gestão, uma vez que o envolvimento e comprometimento dos colaboradores são fundamentais.
Conclusão
Agora que você já descobriu todos os passos para implementar um plano de comunicação interna eficaz, é hora de dar o próximo passo.
Se você busca uma solução completa para otimizar a comunicação interna e a gestão de pessoas, o Pandapé HCM é o parceiro ideal. Com suas ferramentas avançadas, ele pode ajudar a transformar sua abordagem e maximizar o potencial da sua equipe.
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